Wat doet de gemeente en waarom?
Actief is Venlo heeft als doel inwoners te ondersteunen bij een gezonde leefstijl door deelname aan sport- en beweegactiviteiten te stimuleren. Om dit mogelijk te maken biedt de gemeente een digitaal platform aan. Dit platform wordt beheerd door Sportmatch en bevat een overzicht van activiteiten, aanbieders en mogelijkheden om u in te schrijven.

Voor de uitvoering van deze dienstverlening is het noodzakelijk dat persoonsgegevens worden verwerkt. Deze gegevens gebruiken wij onder andere om:

·         inschrijvingen te registreren en te verwerken;

·         deelnemers te informeren over hun activiteit;

·         leeftijdscontroles uit te voeren indien dit voor een activiteit nodig is;

·         contact op te nemen wanneer dat nodig is voor de organisatie of veiligheid;

·         deelnemerslijsten aan te maken voor aanbieders;

·         de veiligheid rondom activiteiten te waarborgen (bijvoorbeeld via een noodnummer);

·         de kwaliteit van ons aanbod en platform te verbeteren.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
De gemeente Venlo gebruikt alleen persoonsgegevens die nodig zijn, zoals: om de hierboven benoemde doelen te bereiken. Het gaat hierbij om de volgende categorieën

Bij inschrijven of registreren

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Postcode

Deze gegevens zijn nodig om u te kunnen registreren op het platform, uw deelname te organiseren en om te kunnen bepalen of u in aanmerking komt voor bepaalde activiteiten.

In uw persoonlijk profiel (optioneel)
Wanneer u een persoonlijk profiel aanmaakt, kunt u aanvullende gegevens invullen. Deze informatie vult u vrijwillig in. Dit helpt ons om het platform beter af te stemmen op uw interesses. Het gaan dan om:

  • Voorkeuren (thema’s, sporten, interesses)

  • Achtergrondinformatie (bijv. doelgroep, sportfrequentie)

  • Gegevens over de activiteit waarvoor u zich aanmeldt

  • Telefoonnummer en noodnummer

Het noodnummer kan door een aanbieder worden gebruikt wanneer er tijdens een activiteit onverhoopt iets gebeurt.

Foto's tijdens activiteiten
Aanbieders kunnen foto’s maken bij activiteiten. U kunt bij de start van de activiteit aangeven dat u niet op foto’s wilt komen. Staat u ongewenst op een foto? Neem dan contact op met de aanbieder; deze zorgt er ervoor dat de foto wordt verwijderd.

Contactformulier
De gegevens die u daar invult worden uitsluitend gebruikt om uw vraag of opmerking te beantwoorden.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
Wij ontvangen u persoonsgegevens op drie manieren:

1.     U geeft ze zelf aan ons
Bijvoorbeeld wanneer u een profiel aanmaakt, zich inschrijft voor een activiteit of het contactformulier invult.

2.     Automatisch via onze website
Wanneer u onze website gebruikt, verzamelen we technische gegevens via cookies. Dit gebeurt alleen als u cookies accepteert.

3.     Via aanbieders binnen het platform
Als u zich inschrijft voor een activiteit, ontvangt de aanbieder uw gegevens. 

Waarom mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?
Gemeente Venlo verwerkt persoonsgegevens als er een grondslag is zoals benoemd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dit geval heeft gemeente Venlo de volgende grondslagen.

1. Uitvoering van de overeenkomst
Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer:

  • u zich inschrijft voor een activiteit;

  • u een profiel aanmaakt;

  • u deelneemt aan een activiteit;

  • we een leeftijdscheck moeten uitvoeren.

Wij verwerken alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om uw inschrijving of deelname mogelijk te maken.

2. Toestemming
Wij vragen uw toestemming voor:

  • het ontvangen van nieuwsbrieven of promotionele berichten;

  • het doorgeven van uw gegevens aan aanbieders als dat niet rechtstreeks voortvloeit uit uw inschrijving;

  • aanvullende profielinformatie die u vrijwillig invult.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken via uw profiel of via de afmeldlink in e-mails.

3. Gerechtvaardigd belang
Wij gebruiken deze grondslag voor:

  • het beantwoorden van vragen die u ons via het contactformulier stelt

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.

1. Met aanbieders van activiteiten
Wanneer u zich inschrijft voor een activiteit, ontvangt de betreffende aanbieder de gegevens die nodig zijn om uw deelname mogelijk te maken (bijvoorbeeld uw naam en contactgegevens).

2. Met onze verwerker Sportmatch
Sportmatch beheert het platform www.actiefinvenlo.nl en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Gemeente Venlo. Met Sportmatch is een verwerkersovereenkomst gesloten.

3. Met andere partijen wanneer dit wettelijk verplicht is
Bijvoorbeeld wanneer wij gegevens moeten verstrekken aan toezichthouders of andere overheidsinstanties.
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Gemeente Venlo bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals bepaald in de Archiefwet.

Gemeente Venlo hanteert geen bewaartermijnen

Ik heb een vraag over mijn persoonsgegevens, wat nu?

Volgens de wet heeft u een aantal privacyrechten:
- Vragen stellen over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken.
- Vragen of we uw persoonsgegevens kunnen verwijderen of aanpassen.
- Vragen of we het gebruik van uw persoonsgegevens tijdelijk of voor altijd kunnen stoppen.

Wilt u meer informatie? Dan kunt u terecht bij sportloket@venlo.nl

Wilt u gebruik maken van uw privacyrechten? Kijk op: www.venlo.nl/privacy.